IMPORTAR DOCUMENTOS ELECTRONICOS RECIBIDOS
Se necesita tener el archivo CSV delimitado por comas, con las siguientes características:
- No utilizar separador de miles ni dígitos decimales.
- Todas las columnas deben tener un valor. En caso de tener columnas con valores vacíos, es necesario reemplazar con valor 0 (cero) en caso de ser números o montos, en caso de ser texto puede ir la celda vacía.
- Los montos de Notas de Crédito deben ser positivos de acuerdo a los formatos definidos por el S.I.I.
- Solo se pueden importar los siguientes documentos:
30 - Factura Física.
32 - Factura Exenta Física.
33 - Factura Electrónica.
34 - Factura Exenta Electrónica.
55 - Nota de Débito Física.
56 - Nota de Débito Electrónica.
60 - Nota de Crédito.
61 - Nota de Crédito Electrónica.
- Si no se cumplen con estas características el sistema no reconocerá el archivo, no permitiendo la importación de la información.
- Para agregar otros tipos de documento a los Libros de Compra (Como DIN y Factura de Compra) se deben digitar en formularios especiales (Registro de Documentos Especiales para Libro de Compras).
Este archivo de carga es similar al que se presenta en la siguiente imagen.
- Definición de campos:
Cod tipo de documento
Folio Tributario
Fecha de Emisión
Rut Proveedor
Razón Social
Total Exento
Cod. impuestos Específicos
Monto Impuesto Específico
Total Neto
Total Iva
Total Bruto
Fecha de Libro
Para Ingresar las facturas al sistema desde un archivo CSV, se debe ingresar a Recepción Electrónica, ubicado en el menú.
Hacer click en Facturas Afectas.
Se desplegará la siguiente pantalla donde es necesario hacer click en importar, ubicado en la parte inferior derecha.
Se mostrará la siguiente pantalla. Donde deberá hacer click en Examinar.
Buscar el archivo CSV que corresponde y hacer click en Subir Archivo.
Finalizando con la siguiente pantalla que indica el carga exitosa de los datos en el sistema.
En caso que aparezca un mensaje de error en la subida de los datos desde el archivo, no se cargaran ninguno de los archivos en el sistema. Debiéndose solucionar el origen del error para poder cargar los datos en el sistema.
ContenidoCasos especiales Datos Repetidos Columnas con Valores Vacíos Separador de miles activado o Datos mal calculados Formato de Fecha |
Casos especiales
En caso de aparecer de existir un error le aparecerá la siguiente pantalla:
Este mensaje se puede explicar por uno de los siguientes 3 casos:
Los errores pueden encontrarse en todo el documento o en una línea en particular. Para identificar esta situación se observa la cantidad de casos que están en el informe:
- Si se observa una línea o varias que no son correlativas. Es un caso particular para cada una de esas líneas.
- Si se observa una lista correlativa de datos de error. Es un caso donde el documento completo tiene los errores.
Datos Repetidos
La siguiente imagen muestra cómo se identifica un error de datos repetidos:
En la imagen se puede leer Error de Carga.Doc. tipo XX folio XXXXX. Documento ya existe y no puede ser Actualizado.
Esto significa que la información entregada por la línea que posee el error ya está ingresada en el sistema y no acepta que se importe nuevamente.
Revise si la información en el sistema es la correcta, en caso contrario edite la información del folio y elimine del archivo CSV la línea (o las líneas) que están repetidas.
Columnas con Valores Vacíos
En la imagen que se muestra a continuación se lee el mensaje que en este caso:
Utilizando el número de la Línea de En Archivo se identifica la fila en el archivo que tiene un valor vacío.
Este error se soluciona asignando un valor 0 (cero) a la celda que tiene un valor vacío en el archivo CSV.
Separador de miles activado o Datos mal calculados
En la siguiente imagen se observan los errores por datos repetidos y uno por Separador de Miles o Datos mal calculados el cual se destaca.
Este error se puede dar por dos razones:
- Se tiene activado la opción de Separador de Miles en Excel, con lo cual el sistema no puede realizar los cálculos. Esto se soluciona desactivando el Separador de Miles de Excel.
- Existen errores en los montos de Total Neto, IVA y Total Bruto, por lo que se recomienda revisar el archivo.
Formato de Fecha
Es necesario que el formato de fecha que tenga definido en Excel sea de 4 dígitos para el año.